Arsip, Tulang Punggung Kelembagaan dan Pusat Ingatan

771
Pesona Indonesia
Dalmasri Syam.
Dalmasri Syam.

batampos.co.id – Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Bintan menaja Bimbingan Teknis (Bimtek) Manajemen Kearsipan bagi tata usaha seluruh Unit Pelaksana Teknis (UPT) Penyelenggara Adminsitrasi Umum Sekolah (PAUS) dan Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP) se Kabupaten Bintan di Gedung Convention Hotel Hermes, Kecamatan Toapaya, Rabu (25/5). Kegiatan ini bertujuan agar UPT PAUS dan lembaga pendidikan yang ada di Bintan memiliki sumber informasi penting dalam menunjang administrasi dan manajemen seluruh aktivitas organisasinya.

Wakil Bupati Bintan, Dalmasri Syam mengatakan arsip itu berfungsi sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas yang dilaksanakan oleh lembaga pendidikan baik UPT PAUS maupun sekolah. Bahkan arsip juga sangat berguna sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan dan bahan evaluasi. Jadi dengan adanya arsip inilah yang bisa membuktikan eksistensinya organisasi tersebut.

“Arsip sebagai tulang punggung bagi lembaga pendidikan. Jadi setiap sekolah maupun UPT wajib memilikinya, karena arsip ini menjadi sebuah bukti pertanggungjawaban dalam menjalankan suatu organisasi kelembagaan,” ujarnya dihadapan para peserta Bimtek Manajemen Kearsipan.

Penyelenggara kearsipan ini diatur dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 78 Tahun 2012. Untuk memperkuat aturan tersebut di Kabupaten Bintan, pemerintah telah membuat turunan peraturan tersebut menjadi Peraturan Bupati (Perbup) Nomor 25 Tahun 2014 tentang tata kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Bintan. Jadi dengan amanat peraturan yang dimaksud, diwajibkan seluruh lembaga pendidikan di Bintan memiliki catatan jejak kegiatan yang dirangkum menjadi sebuah dokumen atau arsip.

Jika lembaga pendidikan tak mengantongi arsip, menurutnya orang yang berada dalam susunan kelembagaan itu sama dengan tak memiliki memori ingatan. Kemudian keberadaannya dinilai tanpa memiliki kepastian hukum, tanpa kebudayaan, tanpa ilmu pengetahuan serta tanpa indetitas kolektif yang jelas. Maka dari itu, diharapkan dengan adanya bimtek manajemen kearsipan ini melahirkan output Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas. Sehingga bisa memanajemenkan seluruh kegiatan dan arsip-arsip kantor yang belum merata sampai saat ini.

“Tidak sulit untuk menjadikan arsip itu sebagai benteng dari semua masalah. Asalkan, semuah pihak bisa melakukan dengan sungguh-sungguh. Upayakanlah pengelolaan arsip itu dilakukan secara baik dan benar serta profesional,” tegasnya.

Sementara Kepala KAPD Pemkab Bintan, Dahlia Zulfa mengatakan kegiatan yang ditaja ini tidak hanya memberikan suatu pemahaman terhadap pentingnya kearsipan. Tetapi juga tata cara pembuatan dan penyusunan kearsipan yang disesuaikan dengan peraturan yang berlaku saat ini.

“Kita harapkan bimtek ini bisa menjadi bekal, motivasi dan gambaran kepada peserta. Juga mengerti dan memahami pentingnya kearsipan dalam menjalankan kelembagaan,” sebutnya.

Perlu diketahui oleh peserta, lanjutnya keberadaan arsip di setiap kelembagaan menjadi kebutuhan mutlak. Karena arsip ini berperan sebagai sumber informasi penting dalam tatanan administrasi dan managerial kelembagaan. Bahkan dengan adanya arsip bisa menjadi pondasi kuat dalam menghadapi berbagai situasi dan kondis yang selalu dinamis.

“Kita minta manajemen kearsipan ini diterapkan di seluruh UPT PAUS dan lembaga pendidikan yang ada di Kabupaten Bintan,” pintanya. (ary/bpos)

Respon Anda?

komentar