Ada tiga langkah dalam membangun sistem perusahaan. Dimulai dari business plan (rencana bisnis) perusahaan, review struktur organisasi, dan menyusun standard operating procedure (SOP). Hal itu sedikit saya ulas dalam Corner Kick 13 di Batam Pos, Selasa (17/10) lalu. Kali ini, saya coba berbagi info tentang SOP.
Pernah lihat kereta api? Saya yakin sudah. Entah naik langsung. Atau sekadar nonton melalui televisi dan Youtube.
Apa nama lintasan kereta api? Jawabannya adalah rel.
Lalu, apa hubungannya antara SOP, kereta api, dan rel? Inilah yang akan kita bahas.
Kita dapat menganalogikan, perusahaan seperti kereta api. Sebuah alat untuk mencapai tujuan. Di dalam kereta api terdapat beragam orang. Ada masinis, mekanik, petugas tiket, hingga penumpang. Sama seperti perusahaan yang terdiri dari banyak orang dengan beragam jabatan, tugas, dan fungsi.
Semuanya berada dalam satu wadah. Bersinergi. Masinis bertugas untuk menjalankan kereta api. Mekanik mengawasi kinerja mesin. Petugas tiket mengecek legalitas penumpang. Sedangkan penumpang merupakan pengguna jasa. Mereka memiliki tujuan sama. Dari stasiun satu ke stasiun berikutnya.
Nah, jika perusahaan kita analogikan seperti kereta api, maka SOP adalah relnya.
Dapatkah kereta api berjalan di luar rel? Jawabnya bisa. Namun tidak tahu jalannya seperti apa.
Jika ditanya, dapatkah kereta api yang melaju di luar rel berjalan lurus atau benar dari satu stasiun ke stasiun lain?
Jawabnya bervariasi. Namun tidak tahu jalannya seperti apa. Ada yang bilang jalannya berkelak-kelok kayak ular, menabraki bangunan yang dilewati, menyeruduk mobil-mobil yang menghalangi jalannya, bahkan ada yang bilang terguling.
Analogi ini ada benarnya. Perusahaan tanpa SOP sangat rawan. Super bahaya.
Apa itu SOP? Disadur dari pelbagai sumber, SOP merupakan dokumen yang berkaitan dengan standar prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang lebih efektif dan efisien dengan biaya yang serendah-rendahnya.
SOP biasanya terdiri dari manfaat, metode penulisan prosedur, kapan dibuat atau di revisi, dan dilengkap dengan bagan flowchart di bagian akhirnya. Beberapa ahli seperti Sailendra, Moekijat, Tjipto Atmoko, hingga Insani juga membeber arti penting SOP.
Sayangnya, tidak sedikit yang menyepelekan SOP itu. Bahkan tidak suka. Alasannya menyangkut batasan kewenangan atau porsi dalam perusahaan tersebut.
Tak hanya itu, ada juga yang menyamakan antara perintah lisan dengan SOP.
Dianggapnya, karena perusahaan sudah bertahun-tahun jalan, tanpa SOP pun tetap eksis dan beroperasi.
Nah, saat dihantam masalah ekonomi, perusahaan macet. Utang menumpuk. Ketika ditelusuri, ternyata terjadi kebocoran di sana-sini.
Karena apa? Tanpa SOP, siapapun dan berapapun pimpinannya, semuanya bisa memerintah. Semua bisa mengambil kebijakan. Akibatnya, operasional perusahaan kacau, karyawan kerja semaunya sendiri, miskomunikasi terjadi, dan terjadi kubu-kubuan.
Persoalan kembali muncul tatkala ada pimpinan baru. Dengan mudah orang baru itu mengubah sistem di dalam perusahaan. Dengan leluasa membuat kebijakan sendiri tanpa harus koordinasi. Dengan nyaman menyetel ulang sistem. Semua terjadi dengan cepat.
Ada yang menerima, ada juga yang tidak.
Lalu, apakah pimpinan baru tersebut salah? Tidak. Kok bisa? Karena perusahaan itu tidak punya SOP. Tidak punya pedoman dalam bekerja.
Bagi sebagian perusahaan yang sudah mengerti arti penting keberadaan SOP, sangat yakin bahwa SOP dapat memberikan manfaat yang banyak bagi pertumbuhan bisnis mereka. Sementara bagi yang tidak paham, kerap menganggapnya sebagai aturan kaku yang akan menggangu fleksibilitas kerja. Bahkan mengganggu irama permainan mereka dalam berbisnis.
Lalu, bagaimana dengan perusahaan yang sudah lama berdiri tapi tidak memiliki SOP? Biasanya perusahaan yang sudah berjalan, tidak memilki SOP yang baku namun memiliki teknis kerja yang sudah diinstruksikan secara lisan dan mungkin bisa berubah-ubah. Pada perusahaan dengan situasi semacam ini, perlu dilakukan review SOP.
Nantinya, teknis kerja yang sudah lakukan secara turun-temurun, disesuaikan dengan standar yang ada dan harus dibakukan. Sehingga dapat diadaptasikan tanpa mengubah satu atau beberapa bagian SOP.
Keberadaan SOP sangat penting demi keberlangsungan perusahaan. Biasanya, SOP disusun di internal manajemen. Dibuat oleh para manajer, dan disetujui oleh pimpinan di atasnya. Kenapa tidak sampai ke atas-atasnya lagi, karena SOP adalah pedoman untuk operasional. Mereka yang menjalankan operasional perusahaan itulah yang membuat dan menyusun SOP.
SOP harus dibuat untuk menjadi pedoman dan menjaga konsistensi karyawan dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan tertentu. Di samping itu, untuk menghindari kesalahan dan kegagalan. Dengan demikian akan mengurangi konflik, keraguan, pemborosan, serta duplikasi di perusahaan.
Selain itu, SOP merupakan paramater atau tolok ukur untuk menilai mutu kerja, serta lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya manusia (SDM) secara efektif-efisien. Dengan demikian, alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab menjadi jelas. Tidak ada lagi tumpang tindih dalam memberikan perintah.
Lewat SOP pula, kebocoran dan kecurangan bisa dideteksi. Karena, akan tampak pelanggarannya di mana. Dengan demikian, bisa segera diambil sikap dan keputusan.
Bahkan, SOP dapat mengatur proses pelaksanaan kegiatan operasional agar dapat menghindari terjadinya variasi yang dapat mengganggu kinerja suatu perusahaan secara keseluruhan. Contohnya ketika perusahaan itu kedatangan pimpinan baru. Jika perusahaan memiliki SOP, maka pimpinan baru tersebut tidak akan bisa semena-mena.
Semoga bermanfaat. ***
Guntur Marchista Sunan
General Manager Batam Pos