Kamis, 28 Maret 2024

Bekerja dengan Sistem

Berita Terkait

Presiden pertama Tiongkok, Mao Zedong pernah berujar: “Senjata menjadi faktor penting dalam peperangan, tapi bukan yang menentukan. Yang paling menentukan adalah faktor manusia, bukan material-material yang bisa dihitung”.

Sama seperti dunia bisnis, modal adalah sesuatu yang sangat penting. Bahkan berharga. Namun jika dikelola dengan sistem yang salah, duit akan habis. Bisnis tidak berkembang. Modal hilang, operasional terhambat. Perusahaan menjadi sakit, lalu mati.
Lalu, apa kaitannya modal dengan sistem?

Ini masalahnya. Perusahaan ibarat sebuah kapal. Untuk membangunnya dibutuhkan modal. Yang perlu digarisbawahi, bukan hanya bodi saja yang dibangun. Di dalamnya juga dibangun perangkat penunjang. Seperti mesin, turbin, bahan bakar, kerangka, ruang kemudi, hingga kualitas besi untuk membangun bodi, serta awak kapal.
Perangkat penunjang inilah yang disebut sistem.

Tanpa sistem penunjang tersebut, kapal tidak akan bisa berlayar. Alhasil, kapal hanya didiamkan. Lama-lama, bisa jadi besi rongsokan. Tidak bisa dipakai lagi. Keinginan membangun kapal pun sirna.

Beberapa waktu lalu saya mencoba berselancar di dunia maya. Ada sebuah artikel menarik terkait dunia usaha. Sumbernya dari salah satu perusahaan jasa konsultasi.

“Kebanyakan para pelaku usaha dalam menjalankan bisnis usahanya, hanya berdasarkan pengalaman tanpa didasari oleh sebuah sistem manajemen yang baik dalam pengelolaan sistem dan menjalankan operasional bisnisnya,” demikian secuil kutipannya.

Dari beragam bacaan yang saya rangkum, ada tiga langkah dalam membangun sistem manajemen. Yakni, menetapkan business plan (rencana bisnis) perusahaan, review struktur organisasi, dan menyusun standard operating procedure (SOP). Ketiganya menjadi modal utama dalam membangun perusahaan yang baik.

Biasanya, pelaku bisnis akan menyadari pentingnya sebuah sistem manajemen ketika dihadapkan pada persoalan yang dapat menghambat perusahaan. Misalnya, cost produksi yang tinggi, relasi mengeluhkan pelayanan, produktivitas karyawan menurun, konflik internal, serta masalah lainnya.

Kalau sudah begini, sudah pasti perusahaan akan sulit bersaing dengan kompetitor. Lemahnya sistem manajemen akan melemahkan perusahaan itu sendiri.

Sudah banyak buktinya. Namun, kita hanya membahas tiga perusahaan besar yang ambruk karena buruknya sistem manajemen. Memiliki cabang yang bertebaran di seantero dunia, fasilitas gaji besar, bonus melimpah, hingga menjadi the real market leader, mereka justru redup.

Mengutip dari laman therichest, berikut perusahaan besar yang tutup karena kesalahan sistem manajemen.

Yang pertama adalah Vine. Ini adalah aplikasi video call yang dimiliki Twitter. Mereka tumbang oleh kehadiran Youtube dan Instagram. Vine terlalu congkak dan percaya diri bahwa mereka adalah yang paling besar. Sehingga lupa mengapresiasi penggunanya. Di saat bersamaan, Youtube dan Instagram justru membantu pemakainya menghasilkan uang.

Kedua adalah Yahoo. Dulunya, perusahaan ini adalah raksasa jagat maya. Bayangkan, mereka menjadi mesin pencari paling banyak dipakai pengguna internet. Bahkan, pernah ditawar USD 125 miliar. Sayangnya, kini Verizon hanya membelinya USD 4,8 miliar.
Kenapa Yahoo bisa ambruk? Penyebabnya adalah salah kelola perusahaan. Internal mereka amburadul. Komunikasi internal putus, pimpinannya asyik berkonflik, dan salah menempatkan orang.

Terakhir adalah AOL-Time Warner. Pada 2001, AOL merger dengan Time Warner dengan nilai USD 165 miliar dan berharap bisa menjangkau konsumen lebih banyak. Namun pada 2002, keputusan merger itu membuat perusahaan rugi sampai USD 99 miliar. Tujuh tahun kemudian, mereka pun bercerai. Kesalahan muncul karena kedua perusahaan tak memiliki waktu untuk menilai kemampuan organisasi sebelum merger.

Lalu, apa yang harus dilakukan? Jawabnya adalah berkomitmen membangun sistem manajemen bisnis yang baik.

Kita awali dari business plan. Ini merupakan metode serta langkah yang tepat dalam melakukan perbaikan. Karena, ini merupakan cara sistematis dalam menyelaraskan serta menyederhanakan sebuah proses bisnis agar lebih efektif dan efisien. Dengan menetapkan business plan, alurnya semakin jelas. Sehingga, bisnis mudah dikendalikan dan dikontrol.

Di sisi lain, manajemen bisa mengetahui target omzet, potensi pasar, dan proses pekerjaan mana yang selama ini menghambat produktivitas. Semuanya harus dibedah secara bersama-sama. Sehingga, visi dan misi perusahaan dapat tercapai. Di samping itu, pekerjaan lebih terstruktur, efektif, dan efisian. Baik dari segi sumber daya manusia (SDM), biara, dan waktu.

Berikutnya adalah review struktur organisasi. Ada sebuah istilah “kebanyakan bos”. Ini sering terdengar di pelbagai perusahaan yang tidak punya sistem manajemen baik. Salah satu tolok ukurnya adalah struktur organisasi yang tidak stabil. Banyak pejabat ketimbang anak buah. Ibarat kayak piramida terbalik.

Dengan begitu, tugas, wewenang, dan tanggung jawab menjadi tidak jelas. Di sisi lain, banyak yang tidak produktif. Karena, banyak yang hanya fokus pada urusannya masing-masing. Kalau sudah banyak yang perintah, akan membingungkan karyawan. Kalau sudah bingung, kerja tak nyaman. Ujung-ujungnya keluar. Akhirnya, pekerjaan menjadi tidak maksimal, bahkan menjadi kacau.

Dengan sistem manajemen yang baik, keterbatasan sumber daya manusia (SDM) justru tidak berpengaruh. Karena memiliki tugas pokok dan fungsi (tupoksi) masing-masing. Pendelegasian pun menjadi terarah.

Yang terakhir adalah menyusun SOP. Kenapa dibutuhkan SOP? Karena SOP merupakan sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan. SOP berisikan urutan proses dalam melakukan pekerjaan dari input-proses sampai output. SOP merupakan acuan dan prosedur baku yang harus diikuti oleh semua karyawan dalam melaksanakan tugas wewenang dan tangung jawabnya.

Tujuan dibuatnya SOP antara lain, supaya karyawan bisa menjaga konsistensi dalam setiap menjalankan pekerjaan sehari-hari dengan acuan kerja yang jelas. Selain itu, kita juga tahu dengan jelas peran dan tanggung jawab kita.. Di sisi lain, ketika ada kasus penyelewengan atau penyalahgunaan wewenang, SOP bisa dijadikan sebagai dasar hukum yang kuat. SOP merupakan pondasi penting untuk menciptakan perusahaan profesional yang didukung SDM.

Eko Supriyanto, seorang trainer dan motivator menyebut, tanpa didukung dengan sebuah SOP, perusahaan lebih banyak beroperasi berdasarkan kebiasaan apa yang sudah mereka jalankan bertahun-tahun. “Kebiasaan yang sudah lama dilakukan ini pada akhirnya menjadi sebuah kebiasaan atau budaya perusahaan tersebut,” kata Eko pada training “Metode dan Teknik Penyusunan SOP” beberapa tahun silam.

Pada umumnya perusahaan tanpa SOP sangat tergantung kepada “key persons” di tiap perusahaan. Apa yang terjadi jika “key persons” tidak bekerja lagi? Lalu, apa jadinya jika ada pimpinan baru?

Di sinilah arti penting SOP. SOP mampu menjadi alur bagi jalannya perusahaan (how to do) dan bukan sebagai penghalang atau penghambat sistem manajemen perusahaan.
Adanya dokumen SOP juga akan memudahkan karyawan bekerja berdasarkan standar baku, bukan berdasarkan aturan yang dibuat oleh “key persons”. Artinya, SOP menjadi landasan bagi siapapun dalam bekerja tanpa dipengaruhi oleh siapa yang menjadi pimpinan atau karyawan.

Yang paling penting, SOP juga akan memudahkan dalam mengontrol sistem yang berjalan dalam perusahaan. Dengan demikian SOP bisa mencegah terjadinya kebocoran perusahaan. SOP juga bisa untuk menganalisis titik lemah perusahaan sehingga bisa dengan cepat dikoreksi. Selain itu, SOP menjamin berjalannya sistem administrasi perusahaan yang lebih rapi. ***

 

Guntur Marchista Sunan
General Manager Batam Pos

Update