Sistem informasi menajemen Aset (SIMA) wajib dimiliki setiap institusi, baik swasta atau pemerintah. Sebab, aset tidak sekadar pengelolaan dan pencatatan daftar. Lebih dari itu ia bisa dioptimalisasi untuk mencegah kerugian dan tentunya membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat agar lebih bermanfaat. Aset yang dikelola secara efektif dan efisien dapat lebih produktif guna mencapai tujuan yang diharapkan.
Salah satu kerangka kerja dalam membangun SIMA adalah Control Objective For Information And Related Technology (COBIT). Model ini telah diuji coba pada sebuah kelas eksperimen, lalu dibandingkan dengan kelas control di perguruan tinggi Ibnu Sina dan mendapat hasil memuaskan bagi pengelola maupun pengguna.
COBIT merupakan sekumpulan dokumentasi dan panduan untuk mengimplementasikan IT Governance, kerangka kerja yang membantu auditor, manajemen dan pengguna (user) untuk menjembatani pemisah (gab) antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan permasalahan-permasalahan teknis. COBIT dikembangkan oleh IT Governance Institute (ITGI).
Seperti diketahui, aset merupakan instrumen penting, khususnya dalam dunia pendidikan. Fasilitas sarana dan prasarana menjadi elemen penilaian seluruh stakeholder dalam memberi apresiasi. Karena itu, semua yang terkandung di dalamnya harus dimanfaatkan guna menunjang seluruh proses belajar mengajar maupun kegiatan lainnya.
Namun demikian, kegiatan pengelolaan aset mulai dari ,pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan jika tidak memiliki pengaturan yang baik, akan didapati ragam persoalan, seperti halnya dalam mutasi aset, baik dalam penambahan atau pengurangan, di mana sering sekali ditemukan adanya selisih jumlah yang tercatat.
Kemudian, permasalahan dokumen tata kelola aset tetap yang tidak lengkap, seperti yang tercatat di kartu inventaris ruangan, belum lengkapnya laporan, seperti sumber aset berasal, tahun atau kepemilikan. Selain itu, masalah lainya, sering sekali inventaris tidak tercatat atau salah dalam pencatatan.
Ragam persoalan lainnya dapat saja muncul dan hal ini tidak hanya terjadi di dunia institusi pendidikan seperti halnya Ibnu Sina.
Pengembangan model manajemen aset yang komprehensif dapat dilakukan dengan kerangka kerja Cobit. Model ini merupakan pengembangan model 4D (Define, Design, Develop and Disseminate) yang umum dan fleksibel sehingga dapat dielaborasi untuk digunakan dalam mencari solusi masalah aset dalam manajemen pendidikan.
Kerangka Cobit sendiri menghasiljan aplikasi berupa blue print pengembangan arsitektur manajeman aset, manual book, serta CD Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA).
Hasil–hasil itu diawali dengan menganalisa data menggunakan Framework COBIT, dimulai dari Gain Understanding guna mengetahui kebutuhan pendataan aset, kemudian tahap Study literature, desain penelitian dan pengelolaan data hingga analisis data.
Gambar ; Tahapan Analisa Data Menggunakan Framework COBITSelain menganalisa tahapan yang ada, juga dilakukan pengujian, mulai dari uji efektifitas dengan menggunakan metode black-box testing. Metode ini dilakukan dengan membandingkan tingkat keberhasilan dari fungsi-fungsi yang direncanakan pada awal proses pengembangan dengan fungsi-fungsi yang terdapat pada aplikasi yang telah jadi.
Selanjutnya, Uji efisiensi guna melihat apakah manfaat yang diperoleh lebih besar dari biaya yang ditimbulkan. Kemudian, ada Uji Convidentality dengan melakukan simulasi aplikasi Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) pada beberapa komputer.
Selain itu, uji Integrity dengan tujuan untuk mengetahui keutuhan informasi yang dihasilkan dari aplikasi SIMA, lalu uji Availability dengan mengujikan aplikasi yang telah dibuat kepada pengguna akhir.
Selanjutnya, pengujian Compliance guna melihat aplikasi SIMA yang telah dibuat, apakah memiliki kesesuaian data dan informasi yang dihasilkan. Dan terakhir Uji Reliability dengan menunjukkan aplikasi yang dibuat dapat diandalkan atau mampu mengatasi kesalahan yang muncul.
Berbagai inovasipun dilakukan, seperti penyajian materi aset dari awal hingga akhir yang disusun pada buku Model Arsitektur Manajemen Aset, ragam fitur tambahan yang bisa dikembangkan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan, mengacu pada prinsip dalam pengembangan perangkat lunak pada saat ini.
Langkah-langkah pengembangan model SIMA ini sendiri dimulai dari Tahap Pendefinisian (Define). Pendefisinisan yang dilakukan untuk mendefisisikan kebutuhan dan prasyarat dalam pengembangan model arsitektur aset yang baru dengan melakukan analisis kebutuhan pengguna (manajemen) terhadap model pengelolaan aset dan analisis kebutuhan user pengguna (admin) terhadap model pengelolaan aset.
Selanjutnya, tahap perancangan (design). Langkah ini dimulai dengan mengembangkan instrumen kebutuhan pengguna, kemudian mengembangkan aplikasi SIMA dengan menggunakan salah satu bagian dari kerangka audit sistem informasi dengan menggunakan kerangka kerja COBIT. Sistem ini dapat meniru kecerdasan. Tahapan ini juga membandingkan sistem lama dengan sistem yang baru dibangun.
Prosedur penelitian dan pengembangan menghasilkan model manajemen aset berbasis kerangka kerja COBIT yang merupakan adaptasi dari aktivitas utama manajemen aset yang memiliki enam tahapan, dimulai role definition, performance and development agreement, performance and development plan, action, continuous monitoring and feedback, dan formal review.
Role definition sebagai langkah identifikasi admin atau user di masing-masing gedung, pengelola atau manajemen di masing-masing fakultas yang bertanggungjawab dalam mengawasi dan melalukan evaluasi aset dalam wilayah tersebut.
Pengelola atau manajemen melakukan pengawasan aset, sebagai guidance dalam sistem pengelolaan aset dan aturan-aturan yang berlaku dalam Perguruan Tinggi yang mana telah disahkan oleh pimpinan Perguruan Tinggi.
Guidance tersebut terdiri dari variabel/indikator penilaian, bobot tiap-tiap variabel/indikator, dan range nilai (angka, huruf mutu dan angka mutu)
Performance and Development Agreement merupakan tahapan di mana pengelola atau manajeman menyampaikan guidance tersebut kepada seluruh pengguna atau admin gedung selaku pengawas yang menjalankan sistem pengelolaan aset.
Dilanjutkan dengan penjelasan metode dari masing-masing fitur yang ada pada tiap-tiap variabel/indikator. Selanjutnya, adanya kesepakatan dari aturan yang dibuat antara pengguna atau admin dan pengelola.
Tahapan Performance and Development Plan dilakukan berdasarkan jadwal dan tugas atau job description yang telah disepakati antara pengguna atau admin sebagai pengawas aset melalui aplikasi SIMA di masing-masing gedung dengan pengelola atau manajemen di wilayah tersebut dengan melakukan suatu perencanaan untuk perbaikan.
Action merupakan tahapan pelaksanaan monitoring dan evaluasi, pemberian tanggungjawab kepada pengguna, pengerjaan tugas lapangan dan lainnya.
Tahapan continuous monitoring & feedback, yaitu pengguna atau admin di masing-masing gedung memperbaharui (update) data aset melalui aplikasi SIMA, hal tersebut dilakukan setiap hari sesuai dengan kondisi aset di wilayah tersebut.
Sementara pengelola atau manajemen selalu melakukan self monitoring melalui dasboard pada aplikasi SIMA.
Tahapan terakhir adalah formal review. Tahapan ini merupakan evaluasi pencapaian kinerja SIMA secara keseluruhan yang dilaksanakan dalam waktu mingguan dan bulanan.
Pengembangan model arsitektur manajemen aset dengan kerangka kerja COBIT berbasis aplikasi SIMA ini memiliki hasil berupa Buku Model Arsitektur Manajemen Aset, Buku Panduan Pengguna Admin, Buku Panduan Pengelola dan Aplikasi SIMA.
Penelitian ini diharapkan berkontribusi bagi setiap kalangan dalam mengelola aset dengan manajemen sistem informasi. Selain menghasilkan teori pengelolaan aset, diharapkan juga mampu berimplikasi pada kebijakan yang bukan hanya dipergunakan di perguruan tinggi, tapi lebih luas lagi seperi perusahaan atau institusi pemerintah.
Artikel ini ditulis oleh Dr. (c) Ririt Dwiputri Permatasari, S.T., M.S.I berdasarkan disertasi untuk penyelesaian Program Doktor (S3) Pendidikan Teknologi Kejuruan Fakultas Teknik Universitas Negeri Padang (UNP) dengan Tim Promotor Prof. Dr. Wakhinuddin, M.Pd.; dan Co-Promotor Dr. Fahmi Rizal, M.Pd, M.T.; yang telah lulus diseminarkan pada ujian tertutup 09 Oktober 2020 pukul 11.30 Wib dihadapan Tim Penguji yaitu Prof. Ganefri, Ph.D.; Prof. Nizwardi Jalinus, M.Ed.; Prof. Ambiyar, M.Pd.; Dr. Hansi Effendi, S.Kom., M.Kom.; dan Prof. Dr. Sugiyono, M.Pd (Penguji Eksternal dari Universitas Negeri Yogyakarta)
