batampos.co.id – Aplikasi Absensi Online – Apakah Anda seorang karyawan, ataukah Anda memiliki perusahaan sendiri. Baik untuk karyawan maupun pemilik perusahaan, absensi merupakan hal yang krusial karena sangat penting.
Bagi karyawan, absensi merupakan sebuah tanda bahwa Anda datang dan pulang sesuai dengan jadwal yang berlaku di kantor. Sedangkan untuk perusahaan, adanya absensi untuk memantau karyawan dan sebagai alat analisis untuk melihat kinerja karyawan.
Jika tidak adanya absensi, maka dipastikan kinerja karyawan akan sulit terlihat karena tidak bisa dipantau dan tidak tersedia data untuk mengukurnya.
Di era digital seperti sekarang ini, absensi tidak lagi dilakukan secara manual. Melainkan sudah tersedia aplikasi absensi online yang bisa digunakan oleh perusahaan.
Jika biasanya absensi dilakukan dengan menggunakan kertas atau fingerprint, namun sekarang sudah banyak penyedia aplikasi absen karyawan online yang mempermudah karyawan dalam melakukan absen dan mengurus segala administrasi seperti pengajuan izin atau cuti. Karena di dalam aplikasi sudah tersedia beragam fitur yang otomatis.
Pentingnya Absensi Bagi Perusahaan
Dengan berkembangnya dunia digital saat ini, memudahkan kita dalam menjalankan berbagai aktivitas khususnya untuk pekerjaan.
Kini banyak aplikasi yang memudahkan kerja karyawan seperti aplikasi keuangan hingga aplikasi absensi berbasis online.
Tentu dengan hadirnya teknologi ini harus bisa dimanfaatkan oleh perusahaan guna memonitor kinerja karyawannya.
Dalam ruang lingkup perusahaan, karyawan memang merupakan aset yang penting bagi jalannya roda perusahaan. Karyawan merupakan insan penggerak perusahaan demi mencapai tujuan perusahaan.
Karena itulah absensi menjadi hal yang sangat penting di dalam lingkungan kerja. Perusahaan juga perlu untuk menyusun jadwal absensi yang tepat dan sesuai kebutuhan karyawan.
Tugas seorang Human Resources Department atau HRD adalah memastikan kehadiran para karyawan serta memantau kedisiplinan karyawan lewat absen nya sehari-hari.
Apalagi sejak pandemi Covid-19 banyak perusahaan atau instansi yang menerapkan sistem bekerja dari rumah/WFH (Work From Home).
Karena hal inilah absensi karyawan menjadi banyak perubahan karena itu berarti karyawan tidak lagi absensi di kantor.
Saat ini masih terdapat beberapa perusahaan yang masih menggunakan cara konvensional dalam mengatur absensinya.
Nah, jika Anda adalah seorang karyawan kira-kira mana yang lebih Anda sukai? Jika Anda melihat aplikasi absensi apa yang terlintas dipikiran Anda?
Lalu jika Anda adalah pemilik perusahaan apa yang akan menjadi keputusan Anda, apakah menggunakan cara absensi lama atau cara yang sudah canggih sekarang ini. Untuk mempermudah jawaban-jawaban tersebut. Kami akan mengulas perbedaan Aplikasi Absensi Online VS Absensi Konvensional. Simak ulasan lengkapnya berikut ini.
Apa itu Absensi Online dan Absensi Konvensional?
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), absensi artinya ketidakhadiran. Absensi yang dimaksudkan adalah sebuah kegiatan pengambilan data untuk mengetahui jumlah kehadiran karyawan di suatu organisasi atau perusahaan.
Umumnya absensi ini dilakukan secara manual atau menggunakan fingerprint di masing-masing perusahaan ketika pada jam hadir sampai pulang dari bekerja.
Namun dengan ide para milenial saat ini, sudah banyak teknologi terbaru untuk menghasilkan metode absensi yang lebih simple dan akurat.
Seperti dengan hadirnya aplikasi absensi online. Seperti pada pembahasan berikut yang akan kami bahas mengenai definisi aplikasi absensi online dan absensi konvensional untuk mempermudah Anda mengetahui perbedaannya serta kelebihan dan kekurangan masing-masing yang dimiliki oleh keduanya.
Absensi Online
Absensi online merupakan pencatatan kehadiran dengan sistem cloud yang terhubung dengan data base secara real time. Sistem cloud yang dimaksud adalah sebuah sistem yang akan menyimpan data secara otomatis.
Selain itu dengan absensi online dapat diakses di mana saja asalkan terhubung dengan jaringan internet. Namun, jika kantor menerapkan untuk stand by dirumah saja itu berarti Anda harus absen online dari rumah.
Absensi Konvensional
Sedangkan absensi konvensional merupakan sistem absensi dengan cara manual. Manual disini maksudnya adalah tidak menggunakan teknologi seperti software atau semacamnya, melainkan menggunakan teknologi sederhana dalam operasionalnya.
Pengaplikasian Absensi Online dan Konvensional
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa aplikasi konvensional dijalankan secara manual dan absensi online terintegrasi sistem cloud dan secara real time otomatis ke dalam data base perusahaan.
Dengan begitu, perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan rekap laporan kehadiran karyawannya.
Saat ini aplikasi absensi online sudah banyak ada di Indonesia. beragam pengembang aplikasi menghadirkan beragam fitur dan teknologi baru.
Sehingga sistem absensi online ini sangat cocok untuk diterapkan oleh perusahaan, bukan hanya memudahkan para karyawannya namun juga perusahaan itu sendiri.
Salah satunya di masa pandemi seperti sekarang ini, akan memudahkan karyawan yang lebih banyak bekerja secara remote dan tidak diharuskan hadir ke kantor.
Sedangkan untuk absensi konvensional sebenarnya tidak apa jika masih digunakan. Terlebih menggunakan mesin fingerprint yang dianggap sangat valid, karena menggunakan sidik jari sebagai alat melakukan absensi karyawan.
Namun dengan semakin majunya perusahaan dan meningkatkan jumlah karyawan akan lebih efektif dan efisien jika menggunakan sebuah aplikasi.
Kelebihan dan Kekurangan Absensi Online dan Konvensional
Melihat pengertian dan contoh dari masing-masing jenis absensi online maupun konvensional dapat dilihat bahwa keduanya memiliki kelebihannya masing-masing. Agar lebih jelasnya, simak kelebihan dari masing-masing jenis absensi ini.
Kelebihan Absensi Konvensional
Metode konvensional (manual) ini telah digunakan oleh perusahaan sejak awal berdirinya kegiatan industri.
Di dalam sistem operasionalnya, biasanya hanya menggunakan kertas yang berisi nama karyawan, daftar hari dan jam karyawan, jam berapa karyawan tersebut melakukan absen sebagai bentuk ‘masuk kantor’ dan jam berapa karyawan tersebut pulang.
Atau cara lainnya menggunakan finger print yang terkenal akurat karena menggunakan sidik jari karyawan secara langsung.
Metode ini terbukti ampuh dalam merekam data kehadiran karyawan, karena karyawan harus benar-benar datang ke kantor sebelum jam masuk kantor agar tepat waktu dan tidak telat. Selain itu, antrian juga harus tertib agar menghindari karyawan menumpuk ketika melakukan absensi.
Perusahaan harus bisa membagi pos-pos absensi agar menghindari pemborosan waktu dan juga antrian untuk absen. Sebenarnya untuk absensi konvensional masih cocok digunakan untuk perusahaan dengan skala kecil karena jumlah karyawan yang tidak terlalu banyak dan mudah untuk monitoringnya.
Dari penjelasan di atas, maka kelebihan yang bisa didapat dengan penggunaan sistem absensi konvensional diantaranya yaitu :
1. Tidak Mengeluarkan Biaya Untuk Teknologi Absen
Dengan metode konvensional, perusahaan bisa menggunakan cara lama yang menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Sehingga perusahaan juga tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membeli teknologi absen. Karena sistem absensi manual ini masih mengandalkan tenaga sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan.
Oleh sebab itu, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk teknologi khusus seperti untuk membeli perangkat elektronik atau sistem perangkat lunak atau aplikasi absensi online.
2. Penerapan Lebih Sederhana
Perusahaan yang menggunakan sistem absensi konvensional biasanya diasumsikan bahwa perusahaan masih berskala kecil dengan jumlah karyawan yang tidak banyak.
Sehingga sistem manual tetap cocok digunakan dan di implementasikan oleh kantor.
Karena jumlah karyawan sedikit dan memiliki sistem administrasi yang cenderung sederhana. Setiap data bisa nampak pada kertas atau media yang digunakan.
3. Pemadaman listrik? Tidak Masalah!
Jika perusahaan dengan sistem absensi konvensional sedang mengalami power outages, tentu kendalanya tidak begitu ribet.
Karena dalam operasionalnya menggunakan tenaga sdm sehingga cara manual absen ini tidak bergantung dengan kondisi aliran listrik yang digunakan pada komputer. Namun jika dilihat, memang cara manual juga memiliki kekurangan.
Kekurangan Absensi Konvensional
Hanya saja, kekurangan yang paling terasa dari penerapan absensi konvensional adalah faktor human error yang masih kerap kali terjadi.
Karena selama ini sistem absen ini dilakukan secara manual dan hal ini bisa rentan terjadinya kecurangan pada data waktu kehadiran karyawan. Selain itu, cara manual ini juga sulit dilakukan apalagi terkait proses administrasi penggajian yang akan sangat melelahkan.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online
Karena perkembangan teknologi saat ini, kini aplikasi absensi online tentu membawa kemudahan bagi tiap karyawan maupun perusahaan dalam menjalankan proses absensinya.
Khusus nya di masa WFH ini yang mengharuskan karyawan untuk bekerja dari rumah. Berikut keuntungan menggunakan aplikasi absensi online.
1. Waktu Absensi Lebih Akurat
Employee attendance application merupakan sistem absensi berbasis online yang terhubung pada perangkat smartphone atau laptop. Waktu yang ada di smartphone menunjukkan waktu secara otomatis yang sudah disesuaikan dengan waktu global.
Dengan begitu kita tidak perlu mengaturnya sendiri agar sesuai dengan perangkat komputer yang ada di kantor. Misalnya, karyawan mengisi absen kehadiran pada pukul 9.00 am, maka absensi yang ada di kantor juga akan terisi secara otomatis pada waktu yang sama.
2. Efisiensi Biaya
Aplikasi absensi online ini tidak membutuhkan perangkat fisik seperti mesin absensi maupun semacamnya. Jadi, Anda hanya perlu mendaftar pada aplikasi di smartphone atau laptop untuk mengaksesnya.
3. Minim Kecurangan
Mungkin Anda pernah melihat di luar sana ada banyak karyawan yang masih titip absen atau keluar dari lingkungan kerja demi kepentingan pribadi. Karena aplikasi absensi online ini telah dilengkapi dengan pelacakan GPS, sehingga perusahaan dapat memantau kondisi kerja para karyawan yang sering keluar.
4. Rekapitulasi Jadi Lebih Mudah
Biasanya perusahaan menggunakan sistem penggajian dilihat dari kehadirannya. Maka dengan aplikasi ini akan membantu Anda dalam meninjau kehadiran karyawan mulai dari ia hadir, pulang, dan keterlambatan karyawan semua sudah tercatat secara otomatis tanpa memindahkannya secara manual.
5. Kemudahan dalam Mengajukan Cuti
Begitu pula dengan karyawan yang ingin mengajukan cuti, ada banyak hal sebelumnya yang harus mereka lakukan yaitu mulai dari mengisi formulir, mengajukan permohonan, minta tanda tangan atasan dan menunggu permintaan cuti di approve tentu akan membuang-buang waktu.
Dengan sistem aplikasi absensi, maka Anda bisa membuat sendiri permohonan cuti untuk kemudian menunggu approval dari HR dan atasan.
Kekurangan Sistem Absensi Online
Meski demikian, sistem absensi ini juga memiliki kekurangan, meski tidak terlalu banyak. Faktor yang sedikit mengurangi aplikasi absensi online yaitu tambahan pengeluaran untuk perangkat yang diperlukan serta ketergantungan pada keberadaan jaringan internet serta akan bergantung pada aliran listrik yang harus selalu menyala.
Kesimpulan
Jadi, setelah Anda sudah mengetahui apa saja perbedaan aplikasi absensi online dan aplikasi absensi konvensional kira-kira apa yang lebih Anda sukai? Untuk Anda yang masih bekerja remote memang akan lebih dimudahkan dengan adanya aplikasi absensi online.
Nah, bagi Anda pemilik perusahaan untuk lebih mempermudah pekerjaan dan proses absensi karyawan Anda, bisa coba beberapa aplikasi yang bisa Anda coba. Bahkan beberapa diantara aplikasi absensi online ini menawarkan percobaan gratis. Selamat mencoba.
Kata “online” di-include aja jadi anchor text, ngga apa-apa. Dan nanti ketika diposting, tetep minta tolong tambahkan tag rel=”sponsored” ya @rezza.rizaldy@mekari.com