batampos.co.id – Perusahaan yang mempunyai banyak karyawan tentu saja memerlukan usaha yang lebih besar guna mengontrol semua karyawannya. Mulai dari karyawan yang ingin mengambil cuti, tingkat ketepatan kehadiran, dan sebagainya. Oleh karena itu, sangat disarankan bagi perusahaan untuk menggunakan aplikasi absensi karyawan berbasis web dan mobile.
6 Alasan Utama Mengapa Perusahaan Perlu Memakai Aplikasi Absensi Berbasis Web dan Mobile
1. Kecepatan dan Keakuratan Data
Data kehadiran untuk tanggal atau hari tertentu bisa diakses tanpa adanya perubahan dikarenakan terdapat sistem kunci pada setiap harinya. Dengan begitu, apabila pimpinan perusahaan berniat melihat jumlah dari kehadiran karyawan di hari itu. Anda dapat mengaksesnya di waktu itu juga tanpa perlu menunggu selesainya jam kantor.
Termasuk pula data mengenai siapa yang cuti, sakit, dan izin. Dikarenakan setiap karyawan pun bisa mengajukan izin yang bersifat mendadak, seperti ketika kecelakaan atau sakit melalui aplikasi yang satu ini. Dengan demikian, informasi izin sakit tersebut bisa diketahui oleh perusahaan pada hari itu juga.
2. Hanya Bermodalkan Koneksi Internet dan Smartphone
Alasan selanjutnya Anda harus menggunakan aplikasi absensi karyawan berbasis web dan mobile yaitu karena cukup dengan bermodalkan koneksi internet dan smartphone saja. Dikarenakan aplikasi tersebut akan dimiliki oleh seluruh karyawan di dalam perangkat masing-masing, maka perusahaan hanya perlu memberikan jaringan internet maupun wifi saja.
Hanya menggunakan koneksi internet saja, baik tim HR maupun karyawan bisa mengakses aplikasi ini dimana saja dan kapan saja. Anda pun bisa membuka laporan tentang kehadiran kapan saja ketika pimpinan perusahaan membutuhkannya. Untuk fasilitas wifi sendiri sebetulnya telah ada di hampir seluruh perusahaan.
3. Analisa Kinerja Karyawan
Apabila menggunakan aplikasi absensi karyawan berbasis web dan mobile pastinya data absensi akan terbilang akurat, maka Anda akan semakin mudah dalam memonitor kinerja karyawan. Tentu saja hal ini juga memudahkan Anda saat ingin melaksanakan proses evaluasi kerja. Data absensi yang telah direkam dan lengkap dengan waktu kehadirannya bisa direkap langsung tanpa harus menunggu.
Sehingga, evaluasi kinerja karyawan dapat Anda lakukan melalui analisis di pola-pola dari kehadiran karyawan yang dihubungkan dengan kondisi dan juga situasi alam dan sosial yang memang sedang terjadi. Misalnya saja seperti pengaruh isu politik atau bencana banjir, dan lain sebagainya.
4. Mengurangi Biaya Mesin Fingerprint
Di dalam satu perusahaan induk yang mempunyai jumlah karyawan hingga puluhan atau bahkan hingga ratusan, tentunya akan memerlukan lebih dari satu titik guna meletakkan mesin fingerprint. Belum lagi apabila terjadi penumpukan dari kehadiran karyawan pada pintu masuk ke perusahaan. Tentu saja hal ini biaya mengakibatkan biaya pengeluaran bisa membengkak.
Belum lagi nantinya pasti akan ada biaya untuk perawatan mesin. Nah, dengan aplikasi absensi karyawan berbasis web dan mobile ini dapat meminimalisir hal tersebut. Pasalnya, biaya-biaya itu bisa dikurangi sebab setiap karyawannya bisa melakukan absensi memakai smartphone masing-masing.
5. Meningkatkan Kinerja Karyawan
Perusahaan yang bergerak dalam bidang konstruksi tentu sering melakukan pekerjaan lapangan yang akan terbantu sekali dengan hadirnya aplikasi tersebut. Dikarenakan kemungkinannya besar daerah tempat bekerja atau tempat proyek mempunyai jarak yang terbilang jauh dari perusahaan induk. Apalagi jika letaknya ada di kawasan yang memiliki tingkat kemacetan tinggi.
Apabila memakai absensi fingerprint yang mewajibkan setiap karyawannya datang ke perusahaan terlebih dahulu pastinya akan mengurangi kinerja dari karyawan itu sendiri. Jika menggunakan aplikasi, maka waktu yang dikeluarkan tersebut tak akan terbuang secara sia-sia sebab karyawan bisa melakukan absensi dengan tanpa wajib datang ke perusahaan.
Terlebih lagi, saat ini perusahaan selalu dituntut untuk unggul dalam persaingan dunia bisnis yang cukup kompetitif. Berusaha menjadi perusahaan yang dinamis tetapi tetap inovatif merupakan cara yang tepat untuk dilakukan supaya tidak tertinggal.
Anda bisa memperhatikan tentang betapa dinamisnya perusahaan sekarang ini untuk menyesuaikan situasi global dan perkembangan era digital untuk tetap produktif. Telah banyak dijumpai perusahaan yang mulai untuk menerapkan kebijakan work from home, flexible working hour, sampai remote working. Hal tersebut tentu saja tidak pernah terbayangkan sebelumnya di pikiran kebanyakan orang.
Sebab, selama ini karyawan dan perusahaan terbiasa oleh ritme bekerja di perkantoran nine to five. Nah, kebijakan tersebut memberikan keleluasaan kepada karyawan untuk bisa bekerja dari mana saja di waktu yang sudah ditentukan. Demi menyesuaikan kebijakan itu, maka perusahaan akan sangat terbantu dengan adanya aplikasi absensi secara mudah yang bisa dilakukan secara online.
6. Mengurangi Potensi Kecurangan
Absensi online mempunyai data realtime yang berarti saat karyawan melakukan absensi, pada menit itu pun akan direkam dalam aplikasi. Potensi kecurangan lainnya yang dapat dihindari menggunakan absensi web atau mobile ini yaitu titip absen. Masing-masing karyawan punya akun dan kata sandi sendiri sehingga tidak akan mungkin bila akun itu dipakai atau diisikan oleh orang lain.
Selain itu, terdapat beberapa aplikasi absensi karyawan berbasis web dan mobile yang sudah memakai sistem bernama geotagging. Sistem tersebut mampu merekam data sepeti pengambilan foto, titik lokasi, jam, dan lain sebagainya. Dengan begitu, karyawan tidak bisa memanipulasi data secara mudah. Hal tersebut pasti mengurangi kecurangan dalam absensi karyawan.
Seberapa Penting Adanya Sistem Absensi Karyawan Dalam Perusahaan
1. Sebagai Dasar Perhitungan Gaji Karyawan
Absensi dari karyawan tentunya memiliki pengaruh pada jumlah bonus dan upah yang karyawan terima. Untuk itu, diperlukan sistem absensi secara akurat supaya tidak terdapat kesalahan perhitungan yang diakibatkan oleh human error ketika rekap jumlah kehadiran serta risiko data yang hilang. Sekarang ini telah banyak sistem absensi yang juga terintegrasi oleh penggajian karyawannya.
2. Untuk Merekam Kehadiran Karyawan
Sistem absensi dibutuhkan guna merekam data kehadiran karyawan perusahaan. Sistem absensi yang benar akan memudahkan HR untuk melakukan rekap data sekaligus melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawannya. Selain itu, juga bisa dipakai untuk mencegah karyawan melakukan kecurangan absensi. Lebih efisien lagi jika menggunakan aplikasi absensi karyawan berbasis web dan mobile.
3. Sebagai Dasar Pertimbangan Izin Cuti Karyawan
Dengan adanya sistem absensi karyawan di dalam perusahaan, maka HR dapat melihat jumlah kehadiran dari karyawan di setiap tahunnya. Selain itu, HR juga dapat mengetahui berapa banyak jumlah cuti yang telah diajukan oleh karyawannya guna menghitung sisa jumlah cutinya. Hal tersebut akan berguna untuk mengelola pemberian izin untuk cuti khususnya ketika memasuki musimnya cuti karyawan.
Itulah beberapa hal tentang aplikasi absensi karyawan berbasis web dan mobile yang kini kerap dimanfaatkan. Ciptakanlah kenyamanan untuk perusahaan Anda maupun karyawan yang bekerja dengan memanfaatkan aplikasi Talenta by Mekari. Menariknya, aplikasi ini telah memakai teknologi automasi software payroll serta manajemen HR yang berbasis cloud.(*)