Ketepatan waktu adalah kesopanan para raja. (Louise ke-17)

Anda pasti tidak asing dengan merek mobil Toyota. Toyota merupakan penguasa pasar otomotif terbesar di Indonesia dan salah satu raksasa otomotif dunia.

Dengan jumlah karyawan lebih dari 370 ribu, Tahun 2019 silam, pabrikan asal Jepang ini berhasil menjual 10,74 juta mobilnya di seluruh dunia, dan lebih dari dari 200 juta mobil terjual hingga 2014. Toyota hanya kalah dengan Volkswagen yang menduduki peringkat pertama.

Banyak yang berdecak kagum dengan kemampuan Toyota untuk berkembang menjadi raksasa otomotif terbesar kedua di Dunia.

Mengalahkan banyak perusahaan otomotif asal Eropa dan Amerika yang sudah lebih dulu mapan.

Apalagi perusahaan yang berdiri tahun 1937 ini pernah hancur lebur.

Karena Jepang harus menderita kekalahan besar di Perang Dunia II setelah 2 kotanya dihancurkan sekutu dengan Bom Atom.

Kekalahan itu bagaikan kiamat bagi seluruh industri di Jepang. Termasuk Toyota.

Apa rahasia kebangkitan Toyota?

Toyota mengembangkan metode baru yang diambil dari  filosofi kecepatan dan  ketepatan waktu.

Metode ini diberi nama Just In Time (JIT), yang kemudian lebih dikenal sebagai Toyota Production System (TPS)

Bagaimana cara kerjanya?

Kata kunci Just In Time adalah: cara memanajemen waktu sebaik mungkin untuk melakukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan,dan dalam jumlah berapa.

Sehingga dengan demikian dapat menghindari beban yang berlebih, menjaga kosistensi, dan mengurangi waste sebanyak mungkin. Inilah strategi lean manufacturing company.

Toyota hanya memproduksi kendaraan berdasarkan pesanan yang diterima melalui dealer. Dalam proses produksi, Toyota hanya akan memesan bagian-bagian yang dibutuhkan.

Pengaturan dibuat sedemikian rupa, sehingga pembuatan dan transportasi suku cadang berlangsung pada waktu yang dibutuhkan (just in time).

Semua sudah diatur dalam koridor waktu yang tepat dan ketat. Disiplin. Anda bisa bayangkan bila satu elemen tidak disiplin terhadap ketepatan waktu? Maka semua pengaturan tadi akan berantakan.

Metode Just In Time  memungkinkan Toyota untuk meminimalkan persediaan suku cadang kendaraan. Sehingga, tidak ada sisa bahan baku, atau spare part yang tidak dimanfaatkan. Sangat efisien.

Metode inilah yang kemudian dicontoh oleh banyak perusahaan raksasa lainnya. Seperti Hewlett-Packard (HP), Motorola (MSI), General Electric (GE) dan banyak perusahaan lainnya.

Sayangnya, budaya kita belum terlalu menghargai ketepatan waktu. Meeting saja masih sering telat. Bukan Cuma 5 menit  atau 10 menit. Tapi telat sampai 1 jam, atau kadang 2 jam sudah dianggap hal yang biasa.

Makin penting dan makin punya kedudukan, makin lama molornya. Seolah-olah ingin bilang “Waktuku sangat berharga, waktu kalian tidak berharga”.

Padahal efisiensi dan efektifitas sangat erat hubungannya dengan manajemen waktu. Sepertinya budaya ini sudah terlanjur berakar.

Tidak disiplin waktu ini membuat banyak perusahaan terpuruk saat Indonesia dilanda pandemi Virus Corona (Covid-19). Banyak perusahaan yang terpaksa gugur, tutup, karena tidak efisien. Inventory menumpuk. Karena tidak dikelola dengan baik.

Kita ambil 1 contoh. Ramayana baru tumbang. Melakukan PHK terhadap karyawannya. Perusahaan retail ini tak bisa melakukan metode Just In Time, karena mereka harus punya stok barang dalam jumlah yang besar. Sehingga kesulitan menjaga cash flow.

Tidak hanya retail, industri lain juga menghadapi masalah yang sama. Stok barangnya menumpuk, tapi tak bisa diproduksi, atau dijual. Akhirnya mereka mengalami kesulitan Cash Flow, dan memilih menyerah. Gulung tikar.

Sementara perusahaan online  masih mampu bertahan. Tanpa sadar mereka telah memanajemen waktu dengan sangat baik. Mereka tidak menumpuk barang. Kuncinya adalah waktu yang efisien.

ATB sendiri sudah terbiasa melakukan semua hal dengan tepat waktu. Yang paling sederhana, adalah saat meeting-meeting. Tidak pernah ada yang molor.

Mau itu 5 menit, atau 10 menit. Bagi mereka yang terlambat, ya harus ditinggalkan. Kami tidak pernah punya budaya menunggu.

Saat ini dengan banyaknya orang yang menerapkan Work From Home (WFH),  maka mereka tidak akan punya akses masuk ketika meeting dengan metode Video Confrence.

Semua harus tepat waktu. Tidak ada alasan macet. Yang ada hanya tidak disiplin. Ternyata bencana Covid – 19 bisa mampu merubah budaya.

Budaya menghargai waktu ini kami anggap penting. Sehingga harus dicontohkan melalui pemimpin-pemimpin yang ada di dalam perusahan. Dengan demikian, kebiasaan ini akan terus menular hingga tingkat paling bawah.

Tidak hanya itu, perusahaan juga memberikan dorongan melalui pemberian insentif. Siapa saja yang tidak pernah terlambat masuk kantor selama setahun, akan mendapat insentif khusus. Ini untuk menjaga agar semua karyawan dapat menghargai waktu.

Selain itu, semua performa kerja juga diukur melalui Key Performance Index (KPI) yang ketat. Di dalamnya termasuk mengatur mengenai waktu maksimal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.

Misalnya, waktu yang dibutuhkan untuk melakukan penanganan masalah dan keluhan pelanggan, penanganan kebocoran, dan pekerjaan-pekerjaan lain.

Semua diatur dalam koridor waktu yang ketat. Tidak boleh lebih dari waktu yang ditentukan. Tahun 2019 pengananan keluhan hanya membutuhkan waktu rata–rata 2.96 hari dari target 6 hari. Beginilah kami menghargai waktu.

Pembacaan meter juga diatur sedisiplin mungkin. Petugas ATB membaca sekitar 300 ribu meteran dalam sebulan. Semuanya harus bisa selesai dikerjakan hanya dalam waktu 20 hari.

Pekerjaan ini butuh ketepatan waktu yang ketat. Tak boleh lebih cepat, dan tak boleh lebih lambat. Karena akan memberikan dampak kepada akurasi pembacaan meter.

Itulah sebabnya ATB bisa bertahan, di tengah cobaan yang berat seperti ini. Tidak hanya karena Pandemi Corona saja. Tapi ATB juga terbukti survive  ketika tidak ada penyesuaian tarif air bersih selama 10 tahun terakhir. Padahal, inflasi yang terjadi selama kurun waktu tersebut sudah lebih dari 40 persen!

Mengapa? Karena ATB adalah perusahaan yang efisien. Semua dilakukan dengan waktu yang terukur.

Kita harus sama-sama sadar, bahwa waktu adalah satu-satunya hal yang tidak bisa dibeli. Semua orang diberi waktu yang sama. 24 jam sehari. Tidak kurang, tidak lebih. Oleh sebab itu, kita harus mampu memanajemen waktu sebaik-baiknya.

Budaya menghargai waktu adalah budaya yang harus dijalankan. Tidak hanya supaya Anda bisa sukses, tapi karena kita juga harus menghargai waktu orang lain.

Masihkah  kita tidak menghargai waktu untuk kemajuan dan kejayaan bangsa ini?

Mari kita pikirkan.

Salam Kopi Benny.(*)